Vous dirigez une entreprise et vous êtes donc souvent en contact avec les autorités, comme le bureau de la sécurité sociale ou le bureau des impôts ? Beaucoup de choses peuvent être faites par voie électronique. Cependant, vous aurez besoin d’une signature électronique pour le faire. Découvrez ce qu’est une signature électronique sécurisée, comment l’obtenir et comment l’utiliser correctement.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Il s’agit d’un outil grâce auquel il est possible d’identifier rapidement et en toute sécurité les personnes ou les institutions qui envoient des documents par courrier électronique. La signature électronique est composée d’informations sur son propriétaire, grâce auxquelles le propriétaire peut être identifié.
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Signature électronique – les principaux avantages
L’environnement en ligne se développe rapidement, principalement en raison des économies offertes et de la possibilité d’échanger rapidement des informations. Toutefois, pour que votre correspondance soit reconnue comme authentique, vous devez utiliser une signature électronique. Utiliser une solution de signature électronique, c’est avant tout :
- sécurité – le destinataire peut être certain que les documents ou la correspondance portant une signature qualifiée sont authentiques,
- la commodité – quelques clics suffisent pour signer un accord ou une déclaration, ce qui simplifie considérablement la correspondance avec les contractants ou les bureaux
- L’élimination des documents papier du flux de documents – pour les entreprises, cela signifie des économies qui peuvent même se compter en dizaines de milliers de zlotys par an,
- optimisation du processus de circulation des documents – les documents sont plus faciles à atteindre et peuvent être archivés électroniquement,
- gain de temps – l’envoi de documents signés électroniquement ne prend qu’un instant, et le destinataire peut lire leur contenu presque immédiatement.
Comment créer une signature électronique ?
Comme nous l’avons déjà mentionné, la signature électronique, qui permet, entre autres, de traiter des affaires officielles sans quitter son domicile, est une solution commerciale. Pour pouvoir l’utiliser, il faut acheter une licence appropriée auprès de fournisseurs certifiés (la liste de ces entreprises est disponible sur le site web du Centre national de certification).
Le coût d’une signature électronique est fixé individuellement par les prestataires et dépend, entre autres, de la durée de la licence, du nombre de signatures ou du dispositif à utiliser pour signer les documents.
Pour obtenir une signature qualifiée, vous devez non seulement souscrire un abonnement, mais aussi confirmer votre identité au moyen d’une carte d’identité.
Comment signer un document avec une signature qualifiée ?
Le kit que vous recevez pour créer une signature électronique qualifiée comprend généralement un logiciel, une carte cryptographique et un lecteur. Certains fournisseurs vous offrent également la possibilité d’utiliser une application mobile pour la signature électronique.
La signature d’un document à l’aide d’une signature électronique peut varier en fonction du fournisseur de services de signature électronique que vous choisissez, mais la première étape consiste généralement à installer le logiciel sur votre ordinateur, puis à insérer la carte dans le lecteur et à exécuter le logiciel. Pour signer un document, sélectionnez-le parmi les fichiers disponibles, puis cliquez sur les options de signature électronique et confirmez avec le code PIN.