Combien de fois avez-vous participé à une réunion en ligne (ou webmeeting) où le microphone et la webcam ne fonctionnaient pas, où les autres participants étaient distraits et où l’orateur était peut-être à contre-jour ? Si vous êtes celui qui doit organiser des réunions en ligne aujourd’hui, vous devez tenir compte de quelques éléments pour que la réunion soit un succès. Alors, comment bien organiser des réunions en ligne de manière bien sécurisées.
Créer une atmosphère détendue
L’objectif est de mettre chaque participant à l’aise et de créer des liens avec vous, le présentateur, mais aussi avec les autres. Il est également important de surmonter les obstacles psychologiques causés par le manque de relations. N’oubliez pas d’impliquer tout le monde, même les personnes timides qui pourraient autrement rester dans l’ombre lors d’une réunion en ligne. Peu importe que vous ne soyez pas face à face avec les participants à votre réunion. La communication paraverbale est aussi importante que la communication verbale. Vous devez tenir compte de l’arrière-plan, de l’éclairage et vous présenter de manière décente. Tenez également compte d’une éventuelle mise en mémoire tampon due à la connexion, afin que le geste présente mieux les concepts, mais sans exagérer. Vous devez aussi organiser des réunions en ligne de manière sécurisées avec Microsoft Teams.
Attention aux autres applications
Une autre erreur fréquente consiste à laisser d’autres programmes ouverts pendant une réunion par vidéoconférence. Imaginez la gêne des participants lorsqu’ils voient votre e-mail ou votre message personnel sur Skype ou WhatsApp ! Pour éviter une telle situation – et pour garantir plus de ressources pour la session en ligne – vous devez penser à fermer toutes les applications sous-jacentes qui ne sont pas strictement nécessaires. Une plateforme doit encore disposer d’un certain nombre de fonctionnalités telles que les sondages, l’heure des questions, le tableau blanc pour maintenir le niveau d’implication des participants à un niveau élevé. Profitez également de fonctionnalités avancées.
Adoptez une vidéo-étiquette
Faites des présentations. Si les participants se connaissent déjà, il n’est pas nécessaire de faire des présentations, mais si la réunion réunit des personnes qui ne travaillent pas habituellement ensemble, prenez quelques minutes pour présenter tout le monde. Faites attention. Lorsque quelqu’un parle, tous les autres participants doivent être attentifs ; cette règle est particulièrement valable pour les vidéoconférences en ligne. N’interrompez pas. Pendant une réunion en ligne (et pas seulement !), personne ne doit parler ou interrompre l’autre personne. Veillez à ce que tous les participants soient correctement informés de l’ordre du jour de la réunion afin qu’ils puissent intervenir dans la phase de discussion ou de suivi. Dans une réunion en direct, vous entrez dans la pièce et la réunion commence. Mais dans les réunions sur le web, il y a l’inconnu de la technologie. Il y a le risque que votre microphone ne fonctionne pas correctement, que votre ordinateur doive être redémarré ou que vous deviez régler certains paramètres qui ne fonctionnent pas correctement. Dans les réunions et les rencontres en ligne, vous devez toujours arriver un peu en avance.